Monitoring w miejscu pracy jest coraz częściej stosowanym narzędziem przez pracodawców. Jego wprowadzenie i stosowanie podlega jednakże ścisłym regulacjom prawnym. Kluczowe znaczenie mają tu przepisy Kodeksu pracy oraz Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które chronią prywatność pracowników.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring nie może jednak służyć do stałej kontroli pracownika, ani naruszać jego godności oraz innych dóbr osobistych. Co do zasady, wprowadzony przez pracodawcę monitoring musi mieć charakter wyłącznie wizyjny, to znaczy, że nie może rejestrować dźwięku.
Istotnym ograniczeniem jest zakaz obejmowania monitoringiem pomieszczeń szczególnie wrażliwych, takich jak: toalety, szatnie, stołówki, czy palarnie. Wyjątek jest możliwy jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach i pod warunkiem zastosowania środków technicznych uniemożliwiających identyfikację osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu – zarówno w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, jak i w sposób widoczny, np. poprzez oznaczenie monitorowanych obszarów. Informacja powinna obejmować cel, zakres oraz sposób stosowania monitoringu, a także okres przechowywania nagrań, który co do zasady nie może przekraczać 3 miesięcy.
Odrębną kategorią jest monitoring poczty elektronicznej oraz innych narzędzi służbowych. Jest on dopuszczalny wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy przez pracownika oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przy odpowiednio skonstruowanej polityce prywatności i monitoringu w miejscu pracy oraz przy zachowaniu odrębnych wymogów, możliwe jest, w uzasadnionych przypadkach, również monitorowanie przez pracodawcę ruchu w sieci Internet.
Podsumowując: monitoring w miejscu pracy jest legalny, ale tylko wtedy, gdy jest proporcjonalny, transparentny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Nadużycia w tym zakresie mogą skutkować odpowiedzialnością prawną pracodawcy, w tym kosztownymi roszczeniami pracowników.
Marcin Czwakiel
Kancelaria Adwokatów Czwakiel i Wspólnicy